VuV-CMS als Word-Vorlage oder als komfortables Webtool

VuV-CMS

Organisationshandbuch

Das vom Verband unabhängiger Vermögensverwalter Deutschland e.V. (VuV-CMS) erstellte Organisationshandbuch beschreibt die Unternehmensorganisation eines Vermögensverwaltungsunternehmens (Finanzdienstleistungsinstitut).
Es enthält organisatorische Strukturen und Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen, einzuhaltende gesetzliche und aufsichtsrechtliche Vorschriften, Verhaltensregeln und -pflichten sowie Arbeitsabläufe und -anweisungen. Das Organisationshandbuch ist in allen Bereichen als verbindliche Arbeitsanweisung und Organisationsrichtlinie der Geschäftsleitung zu verstehen.

VuV-CMS

Zur Dokumentation der regulatorischen Vorgaben stellen wir exklusiv ein Compliance-Management-System (VuV-CMS) zur Verfügung, welches exakt auf die Anforderungen der unabhängigen Vermögensverwalter angepasst ist. Es steht als Webtool zur Verfügung. Mit der VuV-CMS Webtool-Lösung können Sie Ihr eigenes Organisationshandbuch sehr einfach pflegen und Änderungen zügig vornehmen.

Das Organisationshandbuch als Webtool: VuV-CMS Webtool

Jedes Finanzdienstleistungsinstitut ist dazu verpflichtet, ein eigenes Organisationshandbuch zu führen. Der VuV hat Anfang 2015 ein eigenes Organisationshandbuch von den Wirtschaftsprüfern
Heßler/Mosebach erarbeiten lassen, welches sehr gezielt auf die Anforderungen von Vermögensverwaltungsunternehmen in kleinen bis mittleren Größenordnungen zugeschnitten ist. Das Handbuch umfasst gerade einmal 130 Seiten im Hauptwerk und ist somit deutlich schlanker als andere Handbücher der Branche.

Zunächst wurde das Organisationshandbuch als Word-Datei auf einer CD-ROM den Verbandsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Im Zeitalter der Digitalisierung ist es jedoch auf Dauer zu umständlich, den Verbandsmitgliedern zur Vereinfachung ihrer Prozessabläufe eine Word-Datei auf einer CD-ROM zu senden. Gerade bei inhaltlichen Änderungen ist der Versand einer neuen CD nicht nur teuer, sondern auch unnötig umweltschädlich. Der VuV-Vorstand hat daher den Auftrag erteilt, eine digitale Lösung zu erarbeiten, um das Orgahandbuch komfortabler zu gestalten und in die digitale Welt zu überführen.

Zusammen mit dem Kooperationspartner isLOGIC AG wurde am 13.11.2015 das VuV-CMS als Webtool vorgestellt. Mit diesem Webtool können die Mitglieder das Organisationshandbuch pflegen und Änderungen vornehmen.

Zwar wird das VuV-CMS in seiner Ursprungsform als Vorlage bereitgestellt, diese kann jedoch individuell angepasst werden, ohne dass bei inhaltlichen Änderungen das komplette Handbuch seine Struktur verliert. Zudem ist die digitale Lösung so flexibel, dass auch eigene Kapitel und Texte hinzugefügt werden können. Wichtige Stammdaten werden einmal gepflegt und an den markierten Stellen im Dokument übernommen.

Ebenso gibt es eine Änderungshistorie, sodass z.B. der Wirtschaftsprüfer auf einer Übersichtsseite direkt erkennen kann, welche Änderungen seit der letzten Prüfung vorgenommen wurden. Der VuV möchte das Webtool weiterentwickeln und verfeinern. Künftig soll dazu der Funktionsumfang erweitert werden.

„Allein durch MiFID II werden inhaltliche Anpassungen im Umfang mehrerer Seiten nötig. Spätestens dann werden unsere Verbandsmitglieder von unserer leicht zu aktualisierenden Lösung profitieren“, zeigt sich Verbandsjustiziar Knapp überzeugt.

Ansprechpartner im Verband ist Frank Engel (+49 69 66055010)